本政策的目的是向员工提供有关信贷的信息 卡计划，并提供一个指南，使用他们的美国.S. 银行 issued credit card 以一致和公平的方式对待每一位员工，同时管理成本和 ensuring compliance with 联邦 and State regulations and College policies. 

努力为员工提供一种高效率、成本效益高的制作方法 在正常的经营过程中所需要的少量的金钱购买的商品或服务 或因经批准的商业目的出差时，学院已设立 a credit card program with U.S. 银行.  

作为持卡人，员工将有:1)灵活方便的支付方式 对于商品、服务和差旅相关费用，2)减少了要求购买的需要 订单和支票请求，3)减少了使用个人资金和请求报销的需要.

(参见: 采购 Card Policy in HR 政策 and Procedures)

How to request a Corporate or Pcard

出差的员工应申请公司卡(c卡) 或代表学院进行其他业务，以及采购卡(PCard) 当员工负责支付货款时应要求 services purchased on behalf on the College.  Please note that personal expenses are 不能用学校发行的信用卡支付. Any violator will be subject to disciplinary action.

如需申请信用卡，请与采购部联系 purchasing@joyerianicaragua.com. 将填妥的表格，包括导师的批准书，寄至 purchasing@joyerianicaragua.com.

请注意:

• 卡片以员工的名义发放，由学院支付，但会妥善保管 使用卡片是持卡人的责任.
• 禁止共享卡，即使是同一部门或部门的员工 division of the College.
• 交易和每月限额将由您的主管/预算机构授权.

持卡人及其主管应遵守指南 forth in this policy. 任何违规者将受到纪律处分，包括 但不限于信用卡撤销和/或要求偿还 College for any unauthorized charges.

请注意以下指导方针、责任和期望. 

Responsibilities of the Cardholder:

• 持卡人代表学院支付的费用必须事先获得批准 and paid for with a U.S. 信用卡，包括但不限于旅游和住宿 住宿，会议登记，专业执照和会员订阅 (Allowed 1yr at a time), annual dues, etc.  
• Card holders must obtain an itemized receipt for each purchase. 持卡人在购买时应特别注意这一点 餐费，因为有些餐厅只会退回总账收据 小费. 在这种情况下，是一张详细的收据，上面列出了所购买的餐食和饮料 must be requested and retained.
• 所有分项收据必须附在采购卡授权书上. 收据是必要的，以证实支出和支持允许额 由学院、捐赠者、其他资助机构和美国国税局提供，并将提供给 根据需要由学院的外部审计员或其他政府机构进行审查.  
• 如果收据丢失，持卡人必须联系购买来源 and request a copy. 然后，把它附在他们的PCard对账表上.
• 所有持卡人必须通过创建PCard的费用报告来验证他们的PCard 收费，即使交易是信用(退款)或欺诈. These transactions will appear in 3-5 days of the purchase. All appropriate documentation (as noted above) 必须附上交易，以及正确的预算信息(资金来源) must be included. 
• Under IRS guidelines，符合条件的旅行和娱乐费用，只要雇员 当员工完成必要的步骤，以证实费用在一个 雇主的“问责计划”所界定的合理时限. 皇冠8868会员登录 山谷学院已建立起交易之日起30天为合理期限 时间框架. 

而我们要求员工在7天内处理信用卡交易一旦 monthly statement is issued by U.S. 银行，未能提交完整的费用 报告或采购卡验证，包括所有需要的文件 交易之日起30天内将考虑费用 根据美国国税局的规定向雇员征税. In these circumstances, 学院将向美国国税局报告应税金额，员工将负责 to pay any applicable taxes. 我们将严格遵守这一政策.

• 所有持卡人的所有信用卡活动、费用报告和验证; 是否每月由独立的第三方供应商商务办公室审核 负责审查交易的适当性和可容许性，以确保 持卡人须遵守本政策所载的指引. 的报告 他们的调查结果将在结论时编制并分发给每一位董事会成员 他们的审计. 
  

采购 Guidelines: 

• 因此，信用卡计划是针对皇冠8868会员登录山谷学院的业务 U.S. 银行发行的信用卡不得用于个人开支. If a card holder accidentally uses their U.S. 银行信用卡用于个人开支时，应警惕 他们的经理和联系采购部关于如何偿还学院 对于费用. 报销单据应附在 采购-Card Reconciliation.
• 欲了解更多详细信息，请查看并确保您理解指南 在购买、旅行和旅行之前，请参阅《皇冠8868会员登录》 entertainment acquisitions on your card.
• 超过1万美元的购买必须填写完整的申请单并提交 采购 to begin the 竞标过程. 什么我.T. 相关人员必须有一份由本人填写并批准的申请书.T. 之前 forwarding to 采购.
• 在购买之前，确保没有 government contract available to help keep costs down.
• 信用卡丢失和欺诈活动必须向美国海关报告.S. 银行 at 800-344-5696. Once reported, please advise 采购.

某些购买通常是被禁止的，包括但不限于:

• 武器;
• 礼品卡-礼品卡被认为是应税收入的收件人和在一些 当给予普通学生或学生时，情况被视为额外补偿 员工. 在特殊情况下，购买礼品卡被批准 由财务总监，持卡人必须联系会计服务讨论 采购和适当的过程中必要的收集任何所需的税务信息 and supporting documentation;
• 不允许购买酒精饮料-请参阅 Travel and Entertainment Policy. 违规者将受到纪律处分.
• Donations or Charitable Contributions – U.S. 银行 not-for-profit status is specific to the fulfillment of the College’s mission.  Regulations prohibit U.S. 银行从 向皇冠8868会员登录以外的其他非营利实体捐款 Valley College’s mission. 向这些组织捐款可能危及 the College’s not-for-profit status;
• 危险化学品和放射性材料-需要购买这些材料 由安全总监和持卡人的高级主管预先批准. 在那里 这类购买是否有严格的联邦法规?
• Lobbying costs; Political Contributions – Contributions to political candidates and 501(c)3组织严禁成立政党.  Making contributions 会危及皇冠8868会员登录谷学院的非盈利地位吗. Paying for a plate 在政治晚宴或其他类似活动上的一张桌子都被视为一种贡献 当晚餐的花费低于支付的金额时，因此也是被禁止的.   
• 受管制物品(处方药、麻醉品等.);
• Gifts or flowers for individual 员工;
• 向学生赠送礼品或奖品，除非有特殊目的;
• Travel Insurance;
• 电脑/硬件/配件/延长保修和软件-购买IT硬件; 软件和其他服务需要得到技术总监的预先批准 增加持卡人的高级职员，以确保与现有的兼容 系统以及关于未来替换需求的协议;
• 现金进步;
• 交通和/或停车违规，拖车，罚款，滞纳金或罚款/利息/财务 费用;
• 维修学院旅行时使用的个人车辆;
• Gases, compressed or liquid. 报销里程时购买的汽油;
• 个人娱乐费用(看电影、泡温泉、打高尔夫、旅游、门票) 可选会议活动(不包括在一般会议费用中);
• 通过社区关系和人力资源以外的方式进行广告/招聘;
• 饮料/食物;
• 基本设备(单项费用超过5 000美元).00);
• Commencement or convocation expenses;
• 咨询师/喇叭/酬金/演员/独立承包人;
• 租用会议设施(住宿等)的保证金.);
• 活的动物;
• Maintenance agreements;
• Office furniture;
• Personal purchases;
• 分割交易(将购买分开以避免只购买一件物品或交易) 限制);
• Telephones – cellular or desk;
• 旅游(住宿、餐饮、机票等.);
• 车辆租赁.

限制

WVC购卡程序有以下具体的默认限制:

Single transaction limit: $5,000.包括运费、处理费和税金，不管怎样 of the number of items.

每月购买限额:每张卡每个结算周期的最高限额为5,000美元.00,除非 approved by the budget authority to increase.

这些禁令的任何例外都需要事先得到适当的批准 高级官员，在某些情况下，外部当局，如供资实体，法律 counsel, or independent auditors.  

Contact 采购 (purchasing@joyerianicaragua.com)，如你对某项购买的容许额有任何疑问，或对 this this policy.

Fraudulent Use of the Credit Card

“欺诈性使用”指的是有预谋地使用信用卡 欺骗目的和意图欺骗，从而为自己或他人获得不正当的利益 其他人. 除了学院从持卡人那里得到报销外，任何 或者当发生欺诈性使用信用卡时，可能会发生以下所有行为:

• Immediate suspension of card privileges.
• Removal of cardholder’s purchasing authority.
• 正式的纪律处分，可能导致解雇.
• 任何学院认为适当的行动，包括刑事检控.

省钱的方法:

• 利用 government contracts. 经常检查以确保没有晋升机会. For example, there might be 通过Office Depot进行的比Office更划算的销售或促销活动 Depot government discount.
• 寻找升职机会，但要牢记公司的声誉. Amazon, Walmart, Costco等. are known for taking care of their customers.
• Ask if there is a bulk or educational discount.
• Compare prices and use price matches. 搜索引擎通常有“购物”搜索 button to compare prices.
• 确保你的购买尽可能离家近，以减少运输成本.
• Please email the purchasing office with any questions or concerns.